I forbindelse med ændringerne i vores organisation havde vi behov for et nyt styringsredskab, der kunne se på tværs af projekter, medarbejdere og afdelinger, og give et dugfrisk indblik i forbrug, planlægning og kapacitet. Vi ønskede i højere grad en sammenhæng mellem timeregistreringer og planlægning; disse havde tidligere været i separate systemer.
Efter en grundig markedsscreening rettede vi henvendelse til Korsgaard EDB for nærmere drøftelse af AutoPilot. Efter en kort møderække, hvor programmets faciliteter blev præsenteret og drøftet, valgte vi i december 2008 at indgå et samarbejde med Korsgaard EDB.
AutoPilot blev efterfølgende implementeret i virksomheden i perioden januar 2009 - marts 2009, og blev godt modtaget af vores medarbejdere.
I sådan en proces er det afgørende, at ledelsen er indstillet på, at medarbejderne skal motiveres og uddannes. For vores vedkommende kombinerede vi kurser og spørgerunder, med konsulentbesøg fra Korsgaard EDB. Al forandring er svær, men fordi vores organisationsopbygning afspejles godt i AutoPilots moduler, har det været forholdsvist uproblematisk at forsyne de rette kompetencegrupper med den relevante information.
De umiddelbare gevinster
Ressource- og belastningsoverblikket er styrket markant, både overordnet på projekter, men også ned på personniveau. Faktureringsprocessen, som der før blev brugt mange ressourcer på, er nu blevet meget rationaliseret. Det hurtige overblik har åbnet døren for en meget mere langsigtet planlægning, og optimeringsredskaberne har gjort næsten alt målbart, hvilket giver nye muligheder for at skride ind de steder hvor et projekt er ved at overskride budgettet.
Programmet har desuden forbedret vores økonomiopfølgning væsentligt. Eftersom vi har fået et meget stærkere datagrundlag at analysere på, fanger vi mange flere fejl inden de bliver alvorlige. Mekanismerne er på plads, så ledelsen hurtigt kan tjekke om medarbejderne har foretaget de nødvendige registreringer og revisioner ordentligt.
Alt i alt har vi fået et omfattende og operationelt redskab, der lige er skabt til vores branche. Fordi samtlige moduler er gearet efter brugeren, og vedkommendes rolle i organisationen, kommer vi rundt i alle hjørner af programmet. Der er altså ikke noget der ligger ubrugt hen.
Vi forventer, at få glæde af AutoPilot i lang tid fremover, og vurderer det realistisk, at investeringen vil være tjent hjem i løbet af et par år.
Teknisk direktør Erik Skytte, White arkitekter A/S