Nu er det ikke længere kun ledelsen der har indsigt i sagerne. Alle medarbejdere ved hvordan det står til med de kørende og de kommende sager. Alle kan se deres egen, og kollegernes andel af arbejdet. Det er meget positivt at den slags viden ikke længere ligger skjult bag direktionens dør. Hos os kan medarbejderne også se honoraret på sagerne. Det er en stor motivationsfaktor, og afgørende når medarbejderne skal vurdere om de har gjort et godt stykke arbejde. Jo mere information vi kan give medarbejderne, jo mere selvstyrende bliver de, hvilket giver stor tilfredshed i hverdagen.
Jeg har sparet ca. 70% af den tid jeg brugte på fakturering og sagsstyring. Dertil kommer alle de småting der tidligere kunne ryge i svinget - for eksempel en enkelt time, eller et mindre udlæg, som det ikke var besværet værd at behandle. Nu er der intet ekstra besvær, så alt kommer med. De ekstra udlæg alene kan nu betale en halvtidsstilling.
I timeværdi og merfakturering tjente AutoPilot sig ind igen på ca. 2½ år.
Når man er tro mod systemet, bliver alle fastprisaftaler registreret, så alle medarbejdere kan følge dem. Det øger effektiviteten markant, fordi alle nu kan se hvordan sagerne forløber, og skride ind for at få dem på ret køl hvis de skrider. Det er stadig projektlederens ansvar, men alle der arbejder på projektet har nu en større interesse i det, og kan følge forløbet fra sin timeseddel.
Helt overordnet er vores sagsledelse enormt forbedret. Både projektledere og ledelse har fået et fantastisk redskab der kæder alle sagsdata sammen på ét sted. Al vores viden om sagerne ligger nu på sort og hvidt; ikke i mavefornemmelser rundt om i virksomheden.
I opstarten af AutoPilot har det været vigtigt for os at få det grundigt implementeret helt ude hos de enkelte projektledere og medarbejdere. Nu er alle klædt på til at følge sagerne tæt og agere i tide. Efterkalkulation på sagerne er ikke relevant længere, da det altid er det aktuelle sagsdata der står til troende. Det betyder også at vi kan bruge dagsaktuelle tal til at udarbejde tilbud efter, hvilket er en stor fordel - tallene fra forrige år er jo langt fra relevante nu.
Det næste år kommer vi til at hellige fremtidsplanlægning. Medarbejderne efterspørger fremtidsoverblikket, og nu er tiden til det.
Fra ledelsens side ser vi planlægningen som et strategisk værktøj, hvor der er stor værdi at hente på bundlinjen. Faktisk regner vi med at den forbedrede planlægning øger gennemsnitsfaktoren med 0,3 over det næste år.
Indehaver Michael Due, Arne Elkjær A/S Rådgivende Ingeniører